Dossier : Comment inviter l’économie collaborative au bureau ?

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L'économie collaborative au bureau - image freepik retravaillée

Prendre part à cette nouvelle forme d’économie qu’est la consommation collaborative, ce n’est pas seulement être consommateur ! Rien ne vous oblige à ne l’expérimenter que dans votre sphère privée, pour acheter ou louer des objets d’occasion, faire une sortie le weekend ou encore trouver un appartement pour vos vacances. « Toutes ces belles pratiques sont réservées aux moments persos, le soir, le weekend et sur internet. ». Eh bien non, vous pouvez vivre ET travailler collaboratif au quotidien :)

En effet, le collaboratif s’invite partout, même au sein des entreprises ! C’est un mouvement de fond qui prend de l’essor et qui bouleverse l’intégralité de nos modes de vie, de nos habitudes et de notre façon de travailler. Parce que l’économie collaborative a pris tant d’ampleur au sein de l’entreprise – on parle même d’entreprise collaborative dans certains cas particuliers – nous avons décidé d’y consacrer une série d’articles, l’occasion d’explorer le concept et de vous donner plein d’idées pour inviter l’économie collaborative au bureau.

7 astuces collaboratives en interne

7 astuces pour inviter l'économie collaborative en interne

7 astuces pour inviter l’économie collaborative en interne – Image freepik retravaillée

Rappelez-vous en, le collaboratif n’est pas réservé à la consommation ! Il s’agit tout simplement d’être capable de vivre harmonieusement en communauté et, au bureau vous faites partie d’une jolie communauté, composée par vous-même et tous vos collègues. Alors pour aider le collaboratif à s’immiscer au bureau, pourquoi ne pas commencer par des moments propices à l’échange ?

A l’occasion de la pause-déjeuner

Pour vous inspirer voici quelques pistes découvertes et expérimentées au cours de l’année dernière (1).

Dejeuner-collaboratif

Déjeuner collaboratif organisé au 3 rue du Louvre (Paris)

1. Le déjeuner collaboratif

A quoi pensez-vous immédiatement si, dans un contexte professionnel, je vous dis pause, détente, discussion…. Au déjeuner bien entendu ! Il s’agit en effet d’un moment privilégié pour se retrouver entre collègues, dans une atmosphère un peu plus décontractée. Et pour rendre ce moment encore plus convivial, rien de tel qu’un « déjeuner collaboratif » : comme le nom l’indique il s’agit d’une pause déjeuner à laquelle chacun pourra participer en apportant de quoi sustenter la tablée (petit plat maison ou victuailles achetées en toute hâte quelques minutes avant le déjeuner ;) ). En termes d’organisation, c’est très simple :

  • On concocte une petite invitation attractive – faites saliver vos collaborateurs et donnez leur envie de participer à ce moment chaleureux;
  • On cale une date dans les agendas de tout le monde – pas de panique si tout le monde ne peut se libérer au premier déjeuner, d’autres suivront – fixés suffisamment en amont du jour J;
  • On fait une relance en début de semaine – l’idéal pour ce genre d’événement est souvent le jeudi ou le vendredi midi – pour que tout le monde ait le temps de s’organiser;
  • La veille ou l’avant-veille on affiche un petit tableau – dans un lieu de passage pour que personne ne le rate – sur lequel chacun pourra noter ce qu’il compte apporter;
  • Le jour J tout le monde se retrouve dans la salle choisie pour mettre le couvert et partager un bon déjeuner collaboratif !

2. Le déjeuner de l’ingéniosité collective

Dej-inge3RDLUne autre option à explorer à l’occasion de la pause déjeuner, faisant cette fois intervenir l’extérieur, est celle des – comme nous les avions appelés – « déjeuners de l’ingéniosité collective »… Un nom bien plus mystérieux n’est-ce pas… L’idée est la même, partager tous ensemble un moment convivial mais avec cette fois-ci un objectif différent : faire découvrir une initiative inspirante à l’ensemble des collaborateurs. Qu’il s’agisse d’un projet auquel votre entreprise, ou vous-même en tant qu’individus pouvez prendre part, d’un projet qui vous tient à cœur et que vous voulez faire connaître ou encore d’une idée novatrice, libre à vous d’inviter l’intervenant avec lequel vous souhaitez proposer à vos collègues de partager ce moment. Là encore, un seul mot d’ordre : la convivialité ! Si vous organisez une présentation classique avec – par exemple… – un PowerPoint, vous risquez fort de perdre rapidement l’assemblée, ou même de voir le nombre de participants diminuer aux événements suivants. Le mieux est que l’intervenant en question soit invité à la même table que les collaborateurs. En pratique voilà comment cela se passe :

  • Vous contactez une personne dont le projet ou l’entreprise est susceptible d’intéresser vos collaborateurs : si la personne libère du temps pour vous la moindre des choses est de vous assurer qu’elle ne sera pas accueillie par une table vide;
  • Pour le déjeuner, vous pouvez faire appel à un prestataire, ou bien inviter chacun à apporter son propre repas; dans ce cas pensez à celui de l’invité…
  • Ensuite rien de plus simple : l’intervenant présente son projet et vos collaborateurs lui posent des questions, avant, après ou en mangeant :)

En faisant place à l’intelligence collective

Les équipes sont une véritable mine d’or en termes de créativité, d’innovation, mais elles sont bien souvent sous-exploitées ! La connaissance et le savoir sont déjà au sein de votre entreprise, au sein de votre équipe ! Tout l’enjeu est de créer un cadre propice à leur expression en misant sur l’intelligence collective et la co-création.

3. Le World Café

Prenons l’exemple de cet événement d’où sont censées sortir pléthore de bonnes idées, d’initiatives, de propositions et de résultats : la réunion d’équipe ou le brainstorming, quel que soit le nom que vous lui attribuez. En effet, rien ne vous oblige à en faire une épreuve rébarbative et – souvent hélas – inutile, à l’occasion de laquelle peu repartent satisfaits… (Je force un peu le trait, je vous le concède.)

Il existe de nombreuses méthodes pour rendre ce moment plus productif et convivial. En voici une qui se prête davantage aux réunions à l’occasion desquelles un grand nombre de personnes est amené à interagir. Il s’agit de la méthode du « world café », qui permet de créer une atmosphère informelle propice à l’échange, à la co-construction et à l’émergence de l’intelligence collective, dans un cadre formel, celui d’une réunion professionnelle. L’objectif est d’avoir la possibilité de creuser les idées grâce à la matière grise présente dans la salle, naviguant de table en table. Une fois le thème de la réunion arrêté, voici comment organiser concrètement un World Café :

  • Vous réunissez un groupe de personne suffisamment important pour pouvoir être divisé sous-groupes d’environ 3 ou 4 personnes. Cela permet d’aller plus en profondeur dans la réflexion et d’avoir davantage d’avis variés.
  • Vous agencez la pièce de sorte à ce qu’elle ne ressemble ni à une salle de réunion ni à une salle de classe – il vaut mieux éviter les formats classiques qui nous enferment dans un cadre top formel – et à ce qu’elle invite à la créativité;
  • Chaque groupe discute du thème pendant un temps imparti – laissez au moins 15 minutes aux groupes pour qu’ils puissent creuser leurs idées – et désigne une personne qui en fera la synthèse;
  • Le porte-parole en question restera à la même table – une fois le temps écoulé – alors que les autres membres se répartiront sur les autres tables, et il résumera la pensée du groupe aux nouveaux arrivants avec des dessins ou écrits à l’appui;
  • Ce système de tables tournantes se répète plusieurs tours de sorte à étayer et approfondir les idées jusqu’à ce que tous se retrouvent en plénière pour partager les résultats de l’expérience.

 

Les 7 principes du World Café par Avril Orloff

Les 7 principes du World Café par Avril Orloff

« Les principes du World Café sont valables pour toutes les conversations qui comptent » Juanita Brown

4. La production collaborative

Une autre option, partant elle aussi du postulat selon lequel l’intelligence et la créativité sont déjà au sein de votre entreprise/équipe, est d’inviter vos collaborateurs à vous faire des propositions, d’aller chercher les idées au sein de votre équipe. Vous connaissez probablement le crowdfunding (financement participatif faisant appel à un grand nombre de personnes plus ou moins proches du projet à financer), le crowdsourcing (création participative faisant appel au plus grand nombre, au-delà de votre organisation). Mais vous pouvez déjà commencer par faire appel à la créativité de votre organisation. La compagnie aérienne Transavia a mis en œuvre le « crewsourcing » (faisant donc appel ici aux équipages) en créant une plateforme collaborative sur laquelle le personnel naviguant était invité à s’exprimer pour concevoir ses nouveaux uniformes. Pourquoi ne pas imaginer mettre en place le même type de système pour innover ? A défaut de créer une plateforme web, commencez par un grand tableau de libre expression, au ton plus ou moins sérieux selon votre goût et votre organisation. Vos collaborateurs ont probablement de nombreuses idées quant à la façon dont vous pourriez innover, communiquer; vous lancer sur de nouveaux marchés. Nous le savons par expérience, la petite boîte à idée discrète et anonyme ne marche pas. Personne ne l’utilise car personne ne la consulte. En plus de vous apporter un grand nombre d’idée, cette technique renforce le sentiment d’appartenance des collaborateurs à l’entreprise et accroît l’estime de soi ! On se sent tout de suite plus valorisé et utile lorsque notre avis est pris en compte, n’est-ce pas ?

En Créant un environnement propice à l’innovation

Combien de personnes ne se sentent pas assez estimées au bureau, estiment que toutes les bonnes idées qu’elles pourraient offrir restent sans suite, et qu’elles pourraient faire beaucoup plus de choses si on leur laissait un peu plus d’autonomie pour s’épanouir ?

Les chiffres confirment malheureusement que nous sommes assez nombreux à estimer que notre entreprise ne laisse pas suffisamment de place à la créativité et que notre environnement de travail n’est pas vraiment propice à l’innovation… D’après l’étude Ipsos, Steelcase, « Bien-être au travail », 43% des Français sont insatisfaits de leur espace de travail. Or il apparaît que c’est cet environnement qui est le premier critère déterminant du bien-être au travail et donc de l’épanouissement et de la productivité des salariés. Nombre de salariés aimeraient pouvoir télétravailler même de façon occasionnelle mais 79 % des français n’ont jamais accès au télétravail. Bien entendu ce mode de travail n’est pas envisageable pour toutes les activités, mais il est surtout freiné par une culture d’entreprise reposant encore souvent sur le présentéisme.

« Un bon espace de travail, choisi, favorise la productivité des salariés ». Catherine Gall, directrice de recherche à Steelcase

5. Les espaces flexibles

Si votre entreprise n’est pas encore prête à franchir le pas, pourquoi ne pas aménager vos espaces de travail dans ce sens ? Il existe aujourd’hui de nombreuses possibilités d’aménagement : « la société Jones Lang LaSalle a défini un modèle d’aménagement baptisé WorkSmart Activity qui scinde l’espace non pas en deux types (bureaux et salles de réunions), mais en huit types : les bureaux, les salles de réunion, les espaces de discussion calmes, les espaces de discussion ouverts, les plateaux d’équipes, les espaces de restauration, les zones de rencontres et les espaces de travail / réunion de courte durée. » (2)

Vous pouvez-même faire appel à vos équipes pour leur demander ce qu’elles veulent, dans quel espace elles voudraient travailler. C’est encore le principe de production collaborative qui entre en jeu. L’entreprise Rally Software en a fait l’expérience et l’équipe en question a vite fait le choix de la flexibilité ! (3) La flexibilité est probablement l’un des facteurs clés de succès de l’aménagement de vos espaces de travail. Il est essentiel que ceux-ci soient adaptés/adaptables aux différentes phases par lesquelles vous passez dans une journée de travail comme l’illustre WorkSmart Activity. On parle également de multi-space (4)

Voici 8 pistes pour vous aider à repenser votre environnement de travail.

  1. des espaces aérés, ouverts avec le moins de cloisons possible pour encourager la communication;
  2. des salles de réunions à taille humaine allant des grandes salles jusqu’aux isoloirs permettant de se retrouver seul pour se concentrer ou passer un coup de téléphone;
  3. des infrastructures adaptées aux différents modes de travail : visioconférence, tables surélevées permettant le travail en position debout, etc.;
  4. une implication des équipes dans le choix des aménagements : rien de mieux pour s’approprier un espace de travail que d’être à l’origine de son aménagement;
  5. des espaces dégagés et lumineux : évitez par exemple de laisser traîner des câbles et optez pour des solutions sans fil (ou des serre-câbles si vous voulez vous protéger des ondes) et faites en sorte d’adapter la luminosité des espaces en fonction des heures de la journée ou de leur exposition;
  6. des espaces conviviaux : au bureau, il ne doit pas y avoir que des espaces de travail ! La productivité dépend d’un juste dosage entre effort et réconfort. Pensez aux espaces de détente et de services (salle de sport, conciergerie, crèche ou simple coin repos);
  7. des espaces d’expression libre : c’est tendance, cela parfait la déco et peut même inspirer vos collaborateurs si vous faites le choix d’un mur de citations (ou d’idées) par exemple !
  8. une flexibilité quant à la présence : certaines personnes sont plus efficaces ailleurs ou ont besoin de moins de temps pour atteindre un objectif. Pourquoi les contraindre ?

6. Le coworking

Pourquoi ne pas aller plus loin et proposer l’option coworking à vos salariés ou à en parler avec votre employeur ? Cette méthode de travail se démocratise de plus en plus et n’est pas réservée aux entrepreneurs ou travailleurs freelance. Évoquez avec vos collaborateurs la possibilité d’aller passer une journée ou même une demi-journée par semaine dans un espace de coworking et vous verrez sans doute la différence ! Il s’agit de lieux qui appellent à la création, à l’innovation et à la rencontre, ce qui permet également d’agrandir son réseau. Il existe des lieux propices au coworking partout en France et pour tous les budgets.

7. La location d’espaces de travail

Si vous n’êtes pas prêt à partir « dans la nature », prenez les choses dans l’autre sens et invitez le coworking chez vous. Vous avez une salle disponible ? Mettez la en location sur un site spécialisé – il en existe de nombreux comme Bureaux à Partager, Bird Office… – et permettez à d’autres de profiter de cet espace de travail ! Encouragez les interactions avec vos propres équipes et laissez les synergies émerger… Le coworking permet également de renforcer ou d’améliorer ses compétences, de débloquer des situations grâce aux échanges facilités, ou encore de trouver de nouvelles idées !

D’autres idées pour inviter l’économie collaborative au bureau ? Faites-le nous savoir !


Sources

1 : Des Enjeux et des Hommes, cabinet de conseil en RSE, écosystème du 3 rue du Louvre.

2 : La collaboration et la productivité passent aussi par une réorganisation du lieu de travail, Frédéric Cavazza, Juin 2012

3 : Let Your Employees Design the Office. Seriously, Jessica Stillman, avril 2012

4 : L’open-space est mort, vive le multi-space !, Les Echos.fr, mars 2015

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5 réponses

  1. Meetup France dit :

    Bonjour, je vous conseille aussi de jeter un œil à http://www.meetup.com/fr/ où de plus en plus de groupes d’experts se retrouvent dans tous les domaines professionnels. De nombreux CoWorking spaces y sont présents.

    • Bonjour Meetup France,
      Merci de nous avoir fait part de l’existence de cette belle communauté ! C’est en effet très pratique pour trouver des gens avec qui partager un événement ou des compétences.
      A bientôt,
      L’équipe Sharinblog

  1. 12 mai 2015

    […] Prendre part à cette nouvelle forme d'économie qu'est la consommation collaborative, ce n'est pas seulement être consommateur !  […]

  2. 24 juillet 2015

    […] Concernant le déjeuner, ayant pris le pas sur l’économie collaborative, on trouve le déjeuner collaboratif. […]

  3. 10 septembre 2016

    […] de votre hôte pour y travailler et y échanger avec d’autres cohomeurs ! Une jolie idée de travail collaboratif qui met fin à la solitude des indépendants et travailleurs […]

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